Prowadzenie rejestracji czasu pracy to jeden z obowiązków leżących po stronie każdego pracodawcy, niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnia. Celem takiej ewidencji jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Rejestracja czasu pracy jest także cennym narzędziem z perspektywy pracodawcy, ponieważ pozwala monitorować spoźnienia, weryfikować zgodność norm czasu pracy oraz śledzić wszelkie nieobecności. Jakie dokładnie obowiązki ma obecnie pracodawca w zakresie prowadzenia takiej ewidencji?
Rejestracja czasu pracy jako podstawowy obowiązek pracodawcy
Jak już wspomnieliśmy, rejestracja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Ewidencja musi być prowadzona indywidualnie oraz imiennie. Nie ma znaczenia wielkość firmy, system i rozkład pracy, czy rodzaj zawartej umowy. Co więcej, na żądanie pracownika, pracodawca musi udostępnić zgromadzone dane, które go dotyczą. Co powinna zawierać ewidencja? Podstawowym jej składnikiem jest liczba godzin pracy w poszczególnych dobach. Zawarte muszą informacje dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta, czy w porze nocnej, a także dane dotyczące:
- urlopów,
- zwolnień od pracy,
- usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.
Elektroniczna rejestracja czasu pracy w firmie
Rejestracja czasu pracy może być prowadzona elektronicznie lub w formie papierowej. Obowiązkiem pracodawcy jest zabezpieczenie takich dokumentów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą lub dostępem do nich osób nieupoważnionych. Pracodawcy zatrudniający pracowników w małych dużych firmach coraz częściej decydują się na rejestr elektroniczny. Takie rozwiązanie pozwala na pełną automatyzację procesu rejestracji i rozliczania, a w efekcie oszczędność czasu oraz ograniczenie ryzyka popełnienia błędów. Elektroniczna rejestracja czasu pracy to duże udogodnienie szczególnie w dużych przedsiębiorstwach. Co więcej, wpływa na poziom bezpieczeństwa, ponieważ elektroniczne rejestratory zapewniają kontrolę dostępu do wewnętrznej przestrzeni firmy. Ponadto RCP umożliwia przygotowywanie raportów, a na ich podstawie wyciąganie wniosków dotyczących efektywności, zarówno pojedynczych pracowników, jak i całej kadry.
